高效会议的12个准则

最近感觉公司的会议较多,且效率不高,成果物不够明确. 在网上无意间看到觉得总结得不错.固转之。

工作中经常开会,开出了些心得,总结出开高效会议的12个准则,分成会前,会中,会后:

  1. 会前
    1. 明确会议目标
      要明确如下几个问题,并提前让所有参会者知道。 如果很多参会者都不清楚会议的目标是什么,那注定是个失败的会议。

      1. 会议要讨论什么问题
      2. 会议要有什么样的产出
        是要形成决议,还是要有行动计划,还是仅仅是为了互相沟通
    2. 只邀请必须的人参会
      什么是必须的人,就是需要做出关键决定,必须提供实时关键意见的人。
      下列的人则尽量不要邀请, 而只要把会议纪要抄送给他们参考即可

      1. 只需要知道会议结果的人
      2. 只是提供一些资料的人
        可提前和他们询问相关信息,资料,而不需要邀请参会
    3. 提前发出邀请,最好是提前一天以上
      很多人在会议上发表意见以前需要有个思考,准备的过程,才能给出深思熟虑的意见。 如果是会议开始前1分钟把他拽过来, 往往给不出太多有价值的想法,降低会议效率和价值
    4. 制定会议议程,明确会议时间,会议主持人(默认为会议邀请的发出者)
      制定出会议讨论的时间表, 将整个会议目标拆解成一个个小步骤,确定总的会议时间,并在邀请参会人员时就要发送给他。
    5. 一些关键问题可提前沟通
      有些关键问题是和某个参会人员相关,而和其他人无关, 这类问题最好在参会前和该人员提前私下沟通,节约大家时间。
    6. 参会人员需要提前准备
      上面的几个建议都是给会议组织者的,这一条是给参会者的。 参会人员需要根据会议组织者发送过来的会议邀请中说的会议目标及详细议程,提前准备资料和自己要发表的意见。 如果没有重要意见可发表,可考虑向会议组织者提出不参加。如果会议中发现会议和自己关系不大,或者自己意见已充分表达,自己也不是关键决定人,可提前退出会议。
  2. 会中
    1. 遵守会议议程
      按照议程一步步来,会议主持人要控制好以下三点

      1. 遇到跑题要及时拽回来,可反复强调会议目的
      2. 控制每个议程的时间,限制每个人的发言时间
      3. 让大家都有发表意见的机会
    2. 会议记录
      用电脑或笔记本都可以,把大家提出的重要意见,决议记录下来。
      做会议记录有两个问题要避免

      1. 一是记录太少,甚至没有
      2. 记录太细,每个发言都详细记录。 其实只要记录主要意见,决议即可,要注意提取每个人说的话背后的主题思想。
    3. 会议要明确产出
      1. 如果是为了沟通,要把大家达成的共识记录下来
      2. 如果是要达成行动计划,那要明确行动目标,责任人,完成时间点,完成标准,及中间的检查时间点和标准。
  3. 会后
    1. 及时发出会议纪要给大家
      除了每个参会人员要发送外,其他相关人员也要抄送。 达成的共识,计划等等,都要在纪要里明确,如果发出后大家没有意见提出,则大家就要按照这个纪要来执行。很重要的会议要先发给关键人员审核,没问题后再发给大家。
    2. 跟踪会议结果
      要在以后的工作中检查共识有否贯彻。会议达成的行动计划有否得到很好地执行,如果没有要督促相关责任人。
    3. 每次会议后都要总结
      每次会议后会议主持人要总结,以改进以后的会议,可围绕下面这些点来总结:

      1. 会议是否达到了目的
      2. 是否遵守了上面这些准则
      3. 是否有些人不必邀请或漏掉了一些该邀请的人
      4. 是否高效
      5. 怎么能开得更好一点
  4. 其他
    1. 会议中一些意外情况的处理
      1. 需要做关键决定的人员未能参会
        建议这种情况下取消会议,和该人员再约下次会议时间。 避免大家说半天,结果什么决定都做不了。
      2. 在会议中就一些问题的讨论形成僵持局面
        1. 如果问题不重要,就立刻做决定,不要浪费时间
        2. 如果问题很重要,形成僵持往往意味着缺少相关资料来充分的证明双方意见的优劣。如果资料能找到,就建议停止会议,明确找资料的责任人及时间,找到资料后约下次开会时间。 如果没有这种资料,在确保双方意见充分表达后,即终止无谓争论,迅速做决定。
    2. 工具
      可用工具来提高会议的效率

      1. 会议记录在网上有模板可循,大家可参照
      2. 可用Trello,Teambition 之类的工具来在会议后跟踪决议的执行情况

工作中看到的反面教材:

  1. 会议开始前几分钟通知人开会,人坐到会议室都不知道会议主题是什么,更不知道议程和要有什么产出。 甚至开会开到一半把人来进来参会,结果人家压根不知道之前的讨论,听得一头雾水。
  2. 邀请了一大堆不需要的人参会,但其实他们只是需要了解情况即可,结果大多数人在会场枯坐,玩手机
  3. 没有发出议程,大家都不清楚会议的目标,大家漫无目的讨论
  4. 会前没有找关键人员就一些关键问题提前沟通, 结果会议进行时发现重大分歧,大家看着两人争来争去。
  5. 会议后没有发出会议纪要,过几天这会议讨论了什么,做了什么决定早被人忘到九霄云外了
  6. 会议最后达成的决议没有明确责任人,完成时间点,完成标准,检查点等, 也缺乏追踪。 结果事情也就不了了之。
  7. 需要做决定时,没人敢拍板,结果开了很长时间会议什么决议都没达成

 

转自:http://www.doyj.com/2016/04/30/%E9%AB%98%E6%95%88%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E7%9A%8412%E4%B8%AA%E5%87%86%E5%88%99/

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